Politik
Unsere "Speak Up"-Richtlinie sieht Mechanismen für die Meldung und Untersuchung mutmaßlichen Fehlverhaltens vor.
Einführung
Unsere Werte
Einer der wichtigsten Werte von Monks sind Integrität und Verantwortung - sie stehen in Verbindung mit unserem Grundprinzip der Authentizität, Integrität und den höchsten ethischen Standards in unseren Geschäftsbeziehungen.
Diese gelten für alle unsere Geschäfte innerhalb von Monks und für unsere Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und in unseren Gemeinden.
Zweck
Wir erwarten höchste ethische Standards in allen unseren Geschäftsbereichen. Daher kann es vorkommen, dass ein Kollege einen Verdacht auf Fehlverhalten melden möchte. Ziel dieser Richtlinie ist es, Mechanismen für die Meldung und Untersuchung solcher Bedenken zu schaffen. Diese Richtlinie soll Folgendes unterstützen:
- Eine Kultur der Authentizität und Verantwortung;
- Die Meldung von vermutetem Fehlverhalten in dem Wissen, dass die Bedenken ernst genommen und gegebenenfalls untersucht werden, wobei die Vertraulichkeit gewahrt bleibt;
- Die Methoden, um ein Anliegen vorzubringen; und
- Den Grundsatz der Nichtvergeltung.
Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für S4Capital plc und alle Tochtergesellschaften, an denen das Unternehmen direkt oder indirekt eine Mehrheitsbeteiligung hält oder die tatsächliche Kontrolle ausübt, zusammen "Monks" oder das "Unternehmen" genannt.
Diese Richtlinie gilt auch für alle Personen, die Vollzeit oder Teilzeit auf allen Ebenen innerhalb des Unternehmens arbeiten, sowie für diejenigen, die Arbeiten für das Unternehmen ausführen, wie z. B. Leiharbeiter, selbständige Auftragnehmer, Teilzeitbeschäftigte, befristet Beschäftigte und Praktikanten, die zusammenfassend als "Mitarbeiter" bezeichnet werden.
Grundsätze
Anonymität
Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, ihre Meldungen mit ihrem Namen zu versehen. Wenn sie es jedoch vorziehen, anonym zu bleiben, werden ihre Meldungen dennoch ernst genommen und so weit wie möglich untersucht. Beachten Sie, dass anonyme Meldungen unter Umständen schwieriger zu untersuchen sind, daher möchten wir die Mitarbeiter ermutigen, in ihren Meldungen so viele sachliche Informationen wie möglich anzugeben.
Vertraulichkeit
Wir behandeln alle Meldungen, soweit dies praktikabel ist, vertraulich und sensibel. Die Identität des meldenden Mitarbeiters wird ohne ausdrückliche Zustimmung nur denjenigen Mitarbeitern mitgeteilt, die die Meldung erhalten und weiterverfolgen. Obwohl die Identität des Meldenden vertraulich behandelt wird, ist es möglich, dass bei einer Untersuchung Informationen aufgedeckt werden, die die Identität des Meldenden in Frage stellen könnten.
Falsche Anschuldigungen
Gegen Personen, die in gutem Glauben eine Meldung machen, werden keine Maßnahmen ergriffen, auch wenn sich die Anschuldigungen bei der anschließenden Untersuchung nicht bestätigen.
Keine Vergeltungsmaßnahmen
Wir sind bestrebt, Offenheit zu fördern, und werden Mitarbeiter unterstützen, die im Rahmen dieser Richtlinie echte Bedenken melden.
Diese Richtlinie soll denjenigen Mitarbeitern Schutz bieten, die in gutem Glauben Bedenken melden, in der begründeten Annahme, dass die Meldung auf ein Fehlverhalten oder unangemessenes Verhalten hindeutet, dass die Meldung an eine geeignete Person erfolgt und dass die Meldung im Einklang mit dieser Richtlinie und allen damit verbundenen Verfahren erfolgt.
Der Verzicht auf Vergeltungsmaßnahmen ist eines der Grundprinzipien dieser Politik, und wir tolerieren keinerlei Formen von Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Personen, die Bedenken melden.
Was ist Whistleblowing?
Whistleblowing
Whistleblowing ist die Weitergabe von Informationen, die sich auf vermutetes Fehlverhalten, Gesetzesverstöße oder Gefahren am Arbeitsplatz beziehen. Dazu können gehören: Verdacht auf betrügerisches Verhalten, Korruption, Bestechung, Fahrlässigkeit, Verstoß gegen geltende kartell- und wettbewerbsrechtliche Vorschriften, Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und der Systemsicherheitsvorschriften des Unternehmens, Gefährdung der Gesundheit und Sicherheit einer Person, Gefährdung der Umwelt, kriminelle Handlungen, Nichteinhaltung gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtungen und absichtliches Verschweigen von Informationen, die einen der oben genannten Punkte betreffen.
Wir ermutigen Sie, Ihre Meinung zu sagen! Alle ernsthaften Bedenken in Bezug auf vermutetes Fehlverhalten oder Fahrlässigkeit in Bezug auf eine unserer Aktivitäten sollten im Rahmen dieser Richtlinie gemeldet werden.
Geltungsbereich dieser Richtlinie
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob etwas in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt, sollten Sie sich an die Rechtsberaterin des Unternehmens wenden, die als Speak Up Officer fungiert, Caroline Kowall, caroline.kowall@mediamonks.com.
Ein Anliegen vorbringen
Die Anliegen der Mitarbeiter sind für das Unternehmen wichtig, und wir möchten Sie ermutigen, diese Richtlinie zu nutzen.
Wir hoffen, dass Sie in vielen Fällen in der Lage sein werden, Ihre Bedenken direkt bei Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Personalabteilung vorzubringen, aber Sie sollten sich ebenso wohl fühlen, wenn Sie Ihre Bedenken bei einer der folgenden Stellen vorbringen:
- Ihrem direkten oder indirekten Vorgesetzten.
- Die Personalabteilung.
- Der General Counsel, der als Whistleblowing-Beauftragter fungiert, oder
- Monks Speak Up Plattform, unterstützt von Convercent.
Meldungen können schriftlich oder mündlich gemacht werden.
Behandlung eines Anliegens
Wenn Ihr Anliegen im Rahmen dieser Richtlinie behandelt werden kann, werden wir eine Untersuchung einleiten.
Dabei werden die folgenden Schritte unternommen:
- Wir werden Ihre Meldung innerhalb von 5 Arbeitstagen bestätigen.
- Wir vereinbaren so bald wie möglich ein Treffen mit Ihnen, entweder persönlich oder per Video-/Audiokonferenz (je nach Fall), um Ihre Meldung zu besprechen.
- Wir führen eine erste Bewertung durch, um den Umfang einer eventuellen Untersuchung zu bestimmen.
- Wir teilen Ihnen mit, wer mit der Angelegenheit befasst ist und wie Sie ihn oder sie kontaktieren können.
- Wir teilen Ihnen mit, ob weitere Unterstützung angefordert werden kann.
- Wir geben eine Schätzung ab, wie lange die Untersuchung dauern wird.
- Wir beraten Sie darüber, was zu tun ist, wenn Sie aufgrund der Meldung unmittelbare oder spätere Nachteile erleiden.
- Wir bemühen uns, Sie über den Fortgang der Untersuchung und deren voraussichtlichen Zeitrahmen auf dem Laufenden zu halten. Der Zeitrahmen für die Untersuchung der im Rahmen dieser Richtlinie geäußerten Bedenken kann je nach Art und Komplexität des Falles variieren. Wir gehen davon aus, dass wir in den meisten Fällen in der Lage sein werden, die Untersuchung innerhalb von 12 Wochen abzuschließen. Wir können auch einen externen Ermittler mit einschlägiger Erfahrung oder Sachkenntnis beauftragen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihnen unter Umständen keine spezifischen Einzelheiten der Untersuchung oder der genauen Maßnahmen mitteilen können, die zur Lösung des Problems ergriffen werden, da dies gegen eine Vertraulichkeitsverpflichtung verstoßen könnte, die wir gegenüber einer anderen Person haben.
Sie sollten alle Informationen, die Sie über die Untersuchung erhalten, vertraulich behandeln, und wir werden uns bemühen, Ihnen als der Person, die die ursprüngliche Meldung gemacht hat, innerhalb desselben Zeitrahmens von 12 Wochen eine Rückmeldung zu geben.
Ergebnisse
Auch wenn wir nicht immer das von Ihnen gewünschte Ergebnis garantieren können, verpflichten wir uns, Ihr Anliegen fair und angemessen zu behandeln. Indem Sie diese Richtlinie nutzen, können Sie uns helfen, dies zu erreichen.
Wenn Sie mit der Art und Weise, wie Ihre Meldung behandelt wurde, nicht zufrieden sind, können Sie sich an die Rechtsberaterin Caroline Kowall wenden, die als Whistleblowing-Beauftragte fungiert, caroline.kowall@mediamonks.com.
Verstöße gegen die Richtlinie
Verstößt ein Mitarbeiter gegen diese Richtlinie, so wird dies als Verstoß gegen den Verhaltenskodex des Unternehmens betrachtet und entsprechend geahndet. Verstößt ein Mitarbeiter gegen diese Richtlinie, wird dies als Verstoß gegen den Verhaltenskodex des Unternehmens betrachtet und entsprechend geahndet.
Unter bestimmten Umständen müssen schwerwiegende Verstöße oder Vorfälle den zuständigen Behörden gemeldet werden, einschließlich der Aufsichts- oder Vollzugsbehörden. In solchen Fällen unternimmt Monks angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass die Identität des meldenden Mitarbeiters vertraulich behandelt wird, es sei denn, die Offenlegung ist unvermeidlich, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen.
Steuerung
Der Vorstand trägt die Gesamtverantwortung für diese Politik und für die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen, die als Reaktion auf im Rahmen dieser Politik geäußerte Bedenken ergriffen werden.
Alle Whistleblowing-Bedenken, die im Rahmen dieser Richtlinie formell geäußert werden, werden regelmäßig an den Vorstand gemeldet, wobei die Namen der Personen, die sie melden, vertraulich behandelt werden.
Diese Richtlinie ist Teil des Monks Governance Frameworks, das Folgendes umfasst:
- Verhaltenskodex.
- Politik zur Verhinderung von Finanzkriminalität.
- Andere Richtlinien der Gruppe, die vom Vorstand genehmigt wurden.